O futuro – e o presente! – do agronegócio é digital, por isso, a modernização de diversas frentes dentro dos negócios agrícolas vem ocorrendo em grande escala. E a gestão digital de documentos faz parte disso, se mostrando uma peça-chave para agilidade de processos.
A tecnologia vem se mostrando um fator de impulsionamento do agronegócio nos últimos anos, com a inovação como aliada. Assim, operações antes feitas manualmente passaram a ser automatizadas, levando menos tempo para ser concluída e gerando mais produtividade às empresas do setor.
Ainda não se convenceu da importância da gestão digital de documentos no agronegócio? A gente ajuda você! Listamos os 4 motivos para o investimento nessa área:
1. Redução de riscos
Ao armazenar todos os documentos do seu negócio agrícola em mídias físicas (papéis, pastas e outros) você pode estar colocando em risco informações essenciais à sua empresa. Além de obviamente estar dificultando o acesso a esses dados.
Com todo esse conteúdo digitalizado o risco de perda é muito menor, claro que cabe ao departamento responsável escolher softwares de qualidade que ajudem na segurança dessas informações, evitando ataques cibernéticos.
Atualmente, muitos recursos tecnológicos possuem opções que visam a proteção de dados como a criptografia e o armazenamento em nuvem. Vale lembrar que com a aprovação da LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados, no Brasil os negócios tiveram que ficar ainda mais criteriosos com esse cuidado.
2. Segurança jurídica
Falando em leis, é importante ressaltar a importância da documentação para se estar adequado perante as legislações do país e a gestão digital de documentos pode auxiliar esse processo. Estando em ordem com sua documentação, sua empresa pode se resguardar de processos.
E isso pode se dar em vários âmbitos, por exemplo, com a LGPD as empresas precisam de autorização para terem os dados dos clientes em seu banco de dados, e essa autorização precisa estar documentada.
Tornar esse processo padrão e digital facilita caso algum cliente da sua distribuidora de insumos ou loja agropecuária recorra a lei de proteção, pois assim a empresa prova que obteve a autorização para reter aquelas informações.
3. Aumento da produtividade
A organização que opta por digitalizar seus documentos acaba transformando seus antigos processos manuais em rápidos processos automatizados, isso permite que os colaboradores possam focar em outras funções de seus trabalhos trazendo mais produtividade ao ambiente.
Além disso, quando bem-organizados – devidamente ordenados e em suas posições corretas – é fácil localizar um determinado documento o que gera uma melhoria nos processos e rapidez para completar tarefas.
4. Satisfação dos clientes
É claro que todas essas vantagens vão gerar uma maioria satisfação nos clientes, pois os processos serão mais ágeis e os problemas serão resolvidos mais facilmente. Além disso, com uma gestão documental a empresa passa credibilidade e segurança para seu público final.
